Treinamento de proficiência: qual é o problema?
Pesquisas recentes relatam que muitas investigações de causa raiz prescrevem o treinamento como o principal método de remediação de problemas. Apesar das organizações fornecerem esses planos de ação corretiva aos clientes para aprovação, geralmente há poucas evidências que sugiram que a falta de treinamento tenha causado o problema observado. É quase universalmente aceito que o treinamento irá remediar o problema observado.
Quer seja uma avaliação precisa ou não, o treinamento oferece benefícios indiscutíveis para o funcionário e para o desenvolvimento organizacional.
O treinamento melhora fundamentalmente a competência e proficiência geral de um funcionário. Digamos que um cirurgião aposentado esteja fora da sala de cirurgia há 10 anos. Embora eles possam ter as habilidades no papel de anos de experiência em cirurgia, eles não serão tão eficazes quanto alguém com a mesma experiência recente. A prática consistente leva à eficiência.
Mas a maioria das organizações possui sistemas de treinamento ineficazes. Eles têm que acomodar funcionários e treinadores com horários diferentes. Freqüentemente, há apenas um plano de treinamento vagamente definido com previsão limitada para a estratégia de conteúdo e entrega de materiais de treinamento. O mais preocupante é que o comprometimento da equipe costuma ser fraco em resposta aos exercícios de treinamento programados.
Vamos examinar como as organizações abordam o treinamento profissional interna e externamente, discutir onde essas plataformas são insuficientes e que outras soluções as organizações podem usar para resolver problemas decorrentes do treinamento.
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Deixar de seguir programas de treinamento no trabalho é um erro
Por que tantas empresas optam por programas de treinamento no trabalho, em que os mentores trabalham junto com funcionários novos ou com baixo desempenho? O treinamento no trabalho é difícil de documentar. Também não consegue identificar os conjuntos de habilidades necessários para cada posição dentro de uma organização.
A maioria dos funcionários não está realizando cirurgia. Eles estão consertando equipamentos, fabricando um produto, fazendo trabalhos de preparação ou ajudando clientes.
Cada uma dessas funções tem requisitos de educação e experiência exclusivos no que se refere à organização em que trabalham. O treinamento no local de trabalho é usado porque as organizações tendem a acreditar que, dado um determinado período de tempo, com a exposição correta às circunstâncias, um funcionário obterá conhecimento e experiência substanciais.
No entanto, dados de não conformidade, ações corretivas e reclamações de clientes não apóiam essa suposição. É necessário algo mais.
Aprendendo a aproveitar a capacidade de atenção do Trainee
No outro extremo do espectro, algumas empresas que realizam treinamento em reuniões dedicadas descarrilham seus programas de treinamento com sessões dolorosamente enfadonhas e prolixas. A média de atenção é de 14 minutos. O treinamento mais eficaz é realizado em sprints.
Quando o treinamento é fornecido externamente, muitos treinadores encorajam sessões longas. Essas sessões acomodam programações de viagens de negócios e representam uma redução substancial de custos.
O treinamento interno enfrenta problemas semelhantes. Os gerentes têm pouco tempo de sobra. Eles são pressionados para consolidar vários assuntos em uma sessão. Eles tentam cobrir muitos tópicos, o que resulta em conteúdo de baixa qualidade.
Os funcionários não suportarão treinamento ineficaz. Eles vão embora.
A maioria das indústrias define alta rotatividade como mais de 10% de sua força de trabalho. Se sua organização corta anualmente os 10% inferiores de desempenho, você provavelmente está em boa forma com a retenção de funcionários. No entanto, em uma empresa com 50 funcionários, se você perder sete funcionários em um ano normal, provavelmente estará perdendo alguns membros valiosos da equipe.
Inúmeras pesquisas mostram que deixar de equipar os funcionários para o sucesso é um dos cinco principais motivos pelos quais os de alto desempenho deixam uma organização. Outra das cinco principais taxas de rotatividade é a frustração dos funcionários resultante da falta de orientação, desenvolvimento de carreira e feedback, que pode ser resumida como fracasso na liderança.
As deficiências de treinamento custam dinheiro à sua organização
As deficiências de treinamento podem causar rotatividade de funcionários, não conformidades recorrentes, repetição de ações corretivas e reclamações de clientes. Isso custa às organizações dinheiro, tempo e negócios. No setor de gestão da qualidade, chamamos isso de "Custo da Qualidade Insuficiente", que por sua vez resulta em:
Materiais extras usados
Maior mão de obra para corrigir o problema observado
Custo de oportunidade perdida
Entrega atrasada
Tempo de ciclo longo
Perda de vendas e receita e margens de lucro mais estreitas
Menor nível de serviço para clientes e consumidores
Um exame de horas de treinamento
Vamos fazer algumas contas simples em um exemplo hipotético conservador. Uma organização com 50 funcionários e 10 procedimentos operacionais poderia razoavelmente esperar dedicar 500 horas por ano ao treinamento. Isso é quase 25% da produtividade anual de um funcionário.
Com tanto tempo dedicado ao desenvolvimento de funcionários, organizações de todos os tamanhos devem ter um plano de gerenciamento de proficiência de funcionários cuidadosamente planejado.
Embora o ponto original da discussão fosse abordar as causas raízes, devemos reconhecer que este é um problema sofisticado com muitas influências. Para tratar de forma eficaz os problemas de causa raiz com o treinamento de funcionários, é necessário um método eficiente e repetível de verificação de habilidades e conhecimentos do funcionário. Isso significa ter um plano de treinamento e execução consistente desse plano.
Qual é a sua organização plano de melhoria de treinamento?
Não se preocupe se não puder fornecer imediatamente uma lista de melhorias. Examinaremos as soluções potenciais a seguir - vamos examinar algumas maneiras práticas de superar os desafios de treinamento de funcionários.
Gaste menos, não mais.
Um treinamento bem-sucedido não requer milhões de dólares. Requer métodos mais eficazes. As organizações precisam investir em tempo. Especificamente, você precisará se concentrar na implementação, repetição e avaliação do que seus funcionários aprenderam após a sessão de treinamento inicial. Sem essa reiteração, seu treinamento não funcionará.
Deixe seus dados guiá-lo
O treinamento deve apontar as deficiências de desempenho e procedimentos dentro de uma organização. Esse é particularmente o caso de setores altamente regulamentados. Em vez de fornecer informações gerais ou basear seu treinamento em julgamentos qualitativos, concentre-se nos dados que sua organização coletou. O feedback da gestão de não conformidade é essencial.
Otimize seu conteúdo para um público moderno que está acostumado ao ritmo da mídia digital
É difícil encarar a verdade para a maioria das organizações: seus materiais de treinamento atuais provavelmente não são tão envolventes ou bem pesquisados quanto você pensa. Aborde isso de frente e revise seu conteúdo. Seus funcionários não se envolverão em conteúdo técnico árido com parágrafos longos e estranhos. Mantenha-o simples e direto ao ponto. Use manchetes, marcadores e infográficos para dividir o texto.
Remova qualquer assunto que possa ser interpretado como uma lição sem sequência. Atenha-se a um tema central para cada treinamento e reduza cada lição para que não ultrapasse 15 minutos. Você também vai querer deixar espaço para uma sessão de perguntas e respostas após cada lição.
Use o treinamento no trabalho para complementar o que é Ministrado em sessões de treinamento
Não é o ideal, mas é comum que as organizações substituam o treinamento on-the-job por sessões de treinamento interno e externo. Na prática, é melhor usado para complementar o que foi aprendido nas sessões de treinamento interno e externo. Dê a seus funcionários a oportunidade de praticar o que aprenderam no trabalho, em vez de colocá-los em tarefas sem treinamento. Programe oportunidades de treinamento no trabalho para reforçar as sessões de treinamento.
Certifique-se de que todos os funcionários tenham acesso ao treinamento
E se você hospedar apenas sessões de treinamento durante determinados períodos, ou se os trabalhadores por turnos não puderem assistir a uma sessão não remunerada?
Esse acesso limitado beneficia apenas alguns de seus funcionários e representa uma oportunidade significativa perdida para muitos outros. Ao limitar o treinamento, você está limitando seu potencial e colocando em risco a reputação da sua organização. Treinamento aberto a todos e garanta que seja uma oportunidade remunerada para todos os funcionários. Se houver um conflito de agendamento inevitável, publique cópias digitais das sessões de treinamento.
Mantenha o treinamento consistente
O treinamento uma vez por ano sem avaliações de desempenho e sessões de acompanhamento simplesmente não são suficientes. Desenvolva métodos consistentes de medição da proficiência do funcionário e programe o treinamento de acompanhamento com base em dados de não conformidade, procedimentos operacionais padrão e avaliações de desempenho do funcionário.
Os instrutores externos trabalham para a sua organização, não o contrário
Resista à tentação de acomodar as necessidades de viagem de um treinador externo. Encontre um educador cuja programação e experiência correspondam às necessidades da sua organização. Seu objetivo é fornecer acesso ao treinamento para todos os seus funcionários, não para apaziguar um educador.
Também é importante que quem você escolher entenda a importância dos programas de treinamento baseados em valores. O conteúdo de suas sessões de treinamento deve ser baseado nos dados de desempenho interno da sua organização, não nas recomendações padronizadas de desempenho do educador.
Automatize o desenvolvimento de treinamento com software SaaS
A percepção é que o treinamento é demorado, difícil de coordenar e geralmente malsucedido. Não tem que ser.
O treinamento eficaz aumenta o sucesso da ação corretiva enquanto reduz os custos de treinamento organizacional. O sistema baseado em nuvem da QMC ajudará você a criar planos de treinamento com base em avaliações de desempenho de funcionários, planos de proficiência, dados de não conformidade e procedimentos operacionais padrão.
Nosso software permite que você conecte os sistemas de gerenciamento de documentos e treinamento de suas organizações, integrando perfeitamente modificações práticas aos planos de proficiência de seus funcionários. Veja abaixo para saber como o sistema baseado em nuvem do QMSC resolve seus problemas de treinamento: